W wielu firmach wciąż pokutuje przekonanie, że urządzeniami tak prostymi jak drukarki nie trzeba zarządzać. Często zapominamy, że urządzenie drukujące jest narzędziem pracy: jak telefon, laptop czy samochód, a ewentualne problemy z jego użytkowaniem mogą mieć zasadniczy wpływ na naszą skuteczność. Wystarczy przypomnieć sobie sytuację, gdy pilnie musieliśmy coś wydrukować, a w odpowiedzi otrzymywaliśmy komunikat o wyczerpanym tonerze.

Środowisko wydruku jest, podobnie jak np. flota samochodowa, zjawiskiem dotykającym wielu pracowników i mającym zasadniczy wpływ na efektywność funkcjonowania całej firmy. Do niedawna organizacje same zarządzały przecież flotami samochodowymi. Dziś większość korzysta z usług zewnętrznych dostawców. To model, który przynosi wiele korzyści. W przypadku środowiska wydruku rynek zmierza w analogicznym kierunku, określanym powszechnie mianem MPS – Managed Print Services. Dotyczy kontroli nad wysokością przewidywanych kosztów użytkowania floty drukującej czy ochrony środowiska – w przypadku zużycia prądu i papieru. Odnosi się w końcu również do bezpieczeństwa firmowych danych, które widnieją na wydrukach.

W dobrze zarządzanym środowisku wydruku możemy niemal zapomnieć o samych urządzeniach, skupiając się na efektach ich działania.

Podstawową formą usługi związanej z zarządzaniem wydrukiem jest umowa serwisowa, w której dostawca zobowiązuje się zapewnić sprawne działanie środowiska wydruku klienta w zamian za ustaloną z góry cenę. Najczęściej usługa taka jest rozliczana na podstawie liczby wydrukowanych stron w oparciu o ustaloną z góry cenę za wydruk. W ramach tej opłaty klient otrzymuje materiały eksploatacyjne oraz opiekę serwisową na ustalonych zasadach. Bardziej zaawansowane formy zarządzania środowiskiem wydruku dodają do tej podstawowej różne elementy, jak np. audyt istniejącego środowiska i jego optymalizacja w celu uzyskania poprawy kluczowych wskaźników finansowych z zachowaniem odpowiedniej ergonomii. Dobrze wykonany audyt z wykorzystaniem profesjonalnych narzędzi, takich jak stosowany przez Xerox AssetDB i Complete View Pro, jest kluczowym elementem w procesie projektowania środowiska wydruku. Kolejnymi usługami są finansowanie w formie leasingu lub najmu, jak Xerox Financial Services, oraz systemy autoryzacji, zliczania kosztów i wydruku podążającego, czyli np. Xerox PrintSafe. Dużym zainteresowaniem cieszy się też  monitorowanie urządzeń sieciowych oraz proaktywna dostawa materiałów i wykrywania usterek, świadczone przez autoryzowanych Partnerów - Xerox Authorised Services Provider. Warto wspomnieć również o systemach służących centralnemu monitorowaniu floty dla administratorów po stronie klienta, np. Xerox Fleet Management Portal, raportowaniu dostosowanemu do potrzeb zamawiającego: kosztów z podziałem na centra kosztowe, skuteczności usług serwisowych, trendów ilościowych i nakładów wydruku. W końcu możemy także mówić o ciągłym optymalizowaniu floty w czasie trwania kontraktu.

Na koszty i optymalizację funkcjonowania środowiska wydruku wpływa niewątpliwie jego centralizacja. Chodzi o przeniesienie wolumenu wydruków oraz innych funkcji, np. kopiowania, skanowania czy wysyłania faksów, z większej liczby rozproszonych urządzeń, często jednofunkcyjnych, na wydajniejsze urządzenia wielofunkcyjne. Korzyści wynikające z centralizacji to ograniczenie kosztów, dzięki realizacji wydruków na tańszych w eksploatacji urządzeniach czy zmniejszenie liczby typów i modeli posiadanych urządzeń. To w efekcie uproszczenie obsługi serwisowej oraz zmniejszenie zapasów materiałów eksploatacyjnych, możliwość powierzenia opieki nad flotą zewnętrznej firmie, ograniczenie liczby dostawców, faktur i rozliczeń, a w końcu - uwolnienie cennej przestrzeni biurowej.

Opieka ze strony Xerox to dodatkowo dostęp do innych funkcji urządzeń wielofunkcyjnych jak np. zdalny panel umożliwiający wsparcie użytkownika na odległość, OCR – czyli skanowanie z rozpoznaniem tekstu przez urządzenie, możliwość pobierania aplikacji z Xerox App Gallery i możliwość tworzenia własnych aplikacji na urządzenia wielofunkcyjne. Przykładem takiej aplikacji jest Easy Translator, który tłumaczy treść zeskanowanych dokumentów na wybrany język. Przetłumaczony w ten sposób tekst może zostać wydrukowany lub wysłany do nas mailem.

Wybrane elementy oferty MPS mogą również wspomagać centralizację zarządzania środowiskiem wydruku po stronie klienta. Dla przykładu, zdalny panel dostępny na urządzeniach Xerox wyposażonych w technologię Xerox ConnectKey, daje możliwość zdalnego zarządzania uprawnieniami użytkowników czy ich szkoleniem na odległość. Dzięki systemom monitorowania floty, takim jak Xerox Fleet Management Portal, dział IT klienta ma szansę podglądu statusu urządzeń sieciowych i poziomu materiałów eksploatacyjnych.

Mówiąc o usługach MPS należy pamiętać także o centralizacji systemu rozliczeń, czyli ujednoliceniu sposobu zarządzania flotą, a w efekcie uzyskiwaniu jednej faktury czy stworzeniu jednego punktu kontaktu dla zgłoszeń materiałowych i serwisowych. Korzyścią jest też jedno źródło raportów: zarówno finansowych, jak i tych mierzących efektywność zarządzania flotą. Warto wspomnieć również o możliwości wdrożenia systemów autoryzacji kartą magnetyczną lub PIN-em, upraszczając w ten sposób raportowanie miejsc powstawania kosztów.

Powierzenie zarządzania środowiskiem wydruku profesjonalnemu dostawcy przynosi firmom szereg korzyści. Najbardziej oczywistym efektem skutecznego MPS jest ograniczenie kosztów, które w wielu przypadkach może sięgać nawet kilkudziesięciu procent. Istnieje także szereg mniej oczywistych korzyści, które okazują się być równie istotne, co redukcja nakładów finansowych: zwiększenie efektywności pracowników i bezpieczeństwa dokumentów, większa dbałość o środowisko naturalne, a także znaczące uwolnienie czasu działów administrujących flotą urządzeń po stronie klienta, najczęściej działu IT.