2018-10-20
Od 1 stycznia 2019 roku dopuszczalne stanie się prowadzenie cyfrowych akt pracowniczych. W związku ze zmianą w przepisach, wiele firm rozpoczęło poszukiwanie systemu, który umożliwi im prowadzenie archiwum teczek w wersji elektronicznej. Na co zwrócić uwagę szukając systemu?

 Od przeszłego roku przedsiębiorcy będą mogli przejść na elektroniczne teczki pracownicze – to wynik zmian w kodeksie pracy oraz ustawie o emeryturach i rentach. Ten temat omawialiśmy już szeroko w artykule na początku września (jeśli nie wiesz jak zmienią się przepisy, koniecznie przeczytaj tamten artykuł zanim przejdziesz dalej). Dziś podpowiadamy jakie funkcje powinien mieć dobry system do e-teczek i o co zapytać dostawcę oprogramowania.

Must have - czyli bez tego ani rusz

W najprostszym rozumieniu systemy do prowadzenia archiwum pracowniczego mają pomóc nas ewidencjonować teczek pracowniczych. System do e-archwium powinien więc przede wszystkim:

• Posiadać możliwość indeksowania części (A, B, C) teczki pracowniczej zgodnie z kryteriami przyjętymi w kodeksie pracy
• Umożliwiać nie tylko przechowywanie skanów dokumentów ale również ich opisywanie
• Posiadać możliwość łatwego wyszukiwania teczek i konkretnych dokumentów

Dodatkowo wybierając system należy zwróć uwagę na kwestie bezpieczeństwa. Teczki pracownicze to ogromny zbiór danych osobowych i jako taki (w myśl przepisów RODO) powinien być odpowiednio zabezpieczony. Szyfrowanie, możliwość nadawania i ograniczania dostępów, szczelność systemu (potwierdzana np. przez testy penetracyjne) to kilka elementów, które pozwolą Ci stwierdzić czy wybrany system będzie spełniał Twoje oczekiwania względem bezpieczeństwa przechowywanych danych.

Czytaj całość artykułu tutaj: https://erp-view.pl/rozwiazania_hr/jak_wybrac_oprogramowanie_do_prowadzenie_archiwum_akt_pracowniczych.html

Nadesłał: openmediagroup