Od kilku lat, oferowane są jako dodatkowe rozwiązania dla systemu ERP, a niebawem staną się jego integralnym elementem. Niedawno Microsoft ogłosił, że OCR wejdzie w skład podstawowych funkcjonalności systemu ERP – Microsoft Dynamics NAV. Czy rzeczywiście narzędzia oparte na technologii OCR przynoszą tyle korzyści?

100 lat rozwoju OCR

OCR (ang. Optical Character Recognition) jest zestawem technik, służącym do rozpoznawania znaków oraz całych tekstów w plikach graficznych. 
Technologia OCR nadal jest nowością na światowym rynku mimo, że początek prac nad rozwiązaniem przypada na początek XX wieku. W 1914 roku, Emanuel Goldberg opracował urządzenie, które potrafiło odczytywać znaki i konwertować je do standardowego pliku telegraficznego. W tym samym czasie Edmund Fournier d’Albe stworzył Optophone – skaner, przetwarzający tekst w dźwięki. Urządzenie zaprojektowane zostało z myślą o potrzebach osób niewidomych i niedowidzących.
Przez ponad 100 lat OCR niezwykle się rozwinął. Jeszcze na początku lat dziewięćdziesiątych był uznawany za drogie oprogramowanie, wymagające dobrej jakości skanu. Obecnie, technologia OCR jest coraz popularniejsza, tańsza i wykorzystywana we wszystkich sferach biznesu.

Rozwiązanie dedykowane dla biznesu

Technologia OCR wykorzystywana jest między innymi przy skanowaniu dokumentów, takich jak czeki, paszporty, faktury, paragony, książki (przez co jest niezwykle przydatna przy procesie digitalizacji bibliotek). Posiada także szerokie zastosowanie w rozwiązaniu informatycznym, jakim jest reCAPTCHA, służącym do zabezpieczenia stron internetowych. Dodatkowo, technologia OCR nadal jest rozwijania przy projektowaniu oprogramowanie wspierającego osoby niewidome i niedowidzące.

Z końcem XX wieku narzędzia oparte na OCR znalazły coraz większe zastosowanie w biznesie. Możliwości wykorzystania oraz wiedza na temat korzyści determinuje rozwój produktów. Podczas tegorocznego spotkania Microsoft World Partner Conference, przedstawiciele Microsoft ogłosili, że OCR stanie się elementem nowej wersji systemu ERP – Microsoft Dynamics NAV 2016. Jednak rozwiązanie dostępne jest także dla starszej wersji oprogramowania za pośrednictwem narzędzi Document Capture.

Document Capture to oprogramowanie służące do zarządzania procesami administracyjnymi, które stanowi dodatkowe rozwiązanie do systemu ERP. Obecnie rozwiązanie wdrażane jest w polskich firmach przez IT.integro, partnera Microsoft w zakresie wdrożeń Microsoft Dynamics NAV. „Document Capture zaskoczył mnie poprawnością i precyzją rozpoznawania OCR oraz bardzo dużą elastycznością w dostosowaniu do różnych form graficznych dokumentów – mówi Paweł Bartos, konsultant NAV, IT.integro – „Pomimo wielu ustawień, które początkowo sprawiają wrażenie bardzo skomplikowanych, po pewnym czasie okazuje się, że dopracowana ergonomia interfejsu użytkownika sprawia, ze praca jest intuicyjna i nie sprawia trudności. Wdrożenie Document Capture poprzez automatyczny import pozwala znacząco przyspieszyć wprowadzanie dokumentów do systemu oraz umożliwia szybką weryfikację wprowadzonych dokumentów. W połączeniu z Web Approval uwalnia użytkowników z konieczności bezpośredniego logowania do NAV. Dokumenty są dostępne dla uprawnionych użytkowników poprzez dowolną przeglądarkę z dowolnego urządzenia, w dowolnym miejscu.”

Document Capture w firmie. Jak to działa?

Document Capture korzysta z nagradzanej oraz doskonale znanej technologii OCR ABBY FineReader, która służy do rozpoznawania tekstu z dokumentów. Dzięki temu, rozwiązanie zapewnia wysoką skuteczność rozpoznawania kodów kreskowych, znaków i liter w ponad 180 językach.

Dzięki pełnej integracji Document Capture z modułem zakupów Microsoft Dynamics NAV, istnieje możliwość skanowania faktur w momencie ich otrzymania. Wówczas są przekazywane bezpośrednio do systemu ERP. Tam zaś, każdy wiersz jest importowany, zapisywany oraz wiązany z istniejącym zamówieniem zakupu. W przypadku, gdy faktura wymaga akceptacji, odpowiedni użytkownik otrzymuje o tym powiadomienie za pośrednictwem poczty e-mail. Akceptacja można nastąpić za pośrednictwem Microsoft Dynamics NAV, bądź za pomocą aplikacji przeglądarki Web. Dodatkowo, cały proces akceptacji jest rejestrowany, a co za tym idzie możliwy do śledzenia przez kierownika działu zakupów.

Document Capture obsługuje szerokie spectrum dokumentów. Zdefiniowanie dowolnych szablonów umożliwia przetwarzanie zamówień zakupu, umów, certyfikatów, dyplomów, czy porozumień. Istnieje możliwość dowolnego definiowania reguł, które będą określały informacje mające być przetwarzane w procesie rejestracji.

Proces skanowania dokumentów

Korzystając z Document Capture, istnieje możliwość szybkiego skanowania oraz współdzielenia dokumentów w całej organizacji. Cały proces rozpoczyna się w miejscu fizycznego odbioru dokumentów. Następuje ich zeskanowanie, rejestracja i wysyłka do systemu ERP – Microsoft Dynamics NAV. Skanowanie dokumentu może być wykonane za pośrednictwem urządzeń wielofunkcyjnych, a także dedykowanych skanerów dokumentów.

Przetwarzanie plików PDF

Coraz częściej dokumenty typu faktury zakupu czy zamówienia są dostarczane do odbiorców w formie plików PDF. Document Capture daje możliwość pobierania plików w danym rozszerzeniu bezpośrednio do Dynamics NAV ze zdefiniowanych folderów serwera plików, bądź adresów e-mail. Dodatkowo, rozwiązanie umożliwia jednoczesne importowanie oraz przetwarzanie zabezpieczonych plików PDF, które wcześniej musiały być drukowane i ponownie skanowane.

Analiza dokumentów

Rozbudowany silnik Document Capture umożliwia analizę zeskanowanych dokumentów oraz wypełnienie zawartości zdefiniowanych w szablonach pól danymi pochodzącymi bezpośrednio z danego dokumentu. Omawiane rozwiązanie biznesowe, automatycznie rozpoznaje źródło pochodzenia dokumentu i na tej podstawie dokonuje wyboru właściwego dla danego źródła szablonu. Warto wspomnieć, że szablony można optymalizować pod względem zasad walidacji i wymagań zapewniających całkowitą zgodność zarejestrowanych danych  z normami oraz przepisami stosowanymi w systemie ERP – Microsoft Dynamics NAV.

Faktury zakupu oraz akceptacja

Jeśli dana faktura zakupu wymaga akceptacji, do użytkownika akceptującego zostaje wysłana stosowana informacja za pośrednictwem e-mail. Wówczas system oczekuje na „zwolnienie” faktury do momentu, aż wszyscy wymagani użytkownicy ostatecznie zaakceptują dokument. W trakcie całego procesu, użytkownicy akceptujący korzystają z możliwości podglądu oryginalnego dokumentu za pośrednictwem własnego ekranu. Mogą także dodawać komentarze oraz załączać pliki. Document Capture umożliwia przeglądanie historii całego procesu akceptacji i udostępnianie narzędzi, które pozwalają na skuteczne i szybkie administrowanie całym procesem.
Korzystając z rozwiązania, jakim jest Document Capture, istnieje możliwość połączenia zamówienia zakupu z zeskanowaną fakturą zakupu, a także umożliwia automatyczną akceptację faktury, w przypadku gdy różnica kwot mieści się w zdefiniowanej dopuszczalnej tolerancji.

Archiwizacja

Wszystkie wcześniej zeskanowane dokumenty przechowywane są w postaci plików, we formacie PDF/A. Dostęp do nich jest możliwy poprzez system ERP Dynamics NAV. Gdy dokument został zarejestrowany z numerem konta, bądź wymiarem, możliwe jest proste dotarcie do oryginału poprzez funkcję „Nawiguj”. W pozostałych przypadkach, możliwe jest wyszukiwanie pełnotekstowe, zgodnie z zawartością dokumentu. Funkcja ta działa zarówno na zarejestrowanych polach szablonu, jak i w całym zakresie tekstu oryginalnego dokumentu, co dodatkowo umożliwia odnajdowanie specyficznych informacji związanych z dostawcą, bądź treścią umowy. Archiwum, o nazwie Data Capture, umożliwia szybki i bezpośredni dostęp do oryginalnych dokumentów.

OCR się opłaca. Kilka słów o korzyściach

Niewątpliwie czas to pieniądz. Technologia OCR wpływa na przyśpieszenie i uproszczenie procesów administracyjnych. Pracownicy nie muszą przepisywać dokumentów. Wystarczy je zeskanować, a wymagane dane znajdą się w firmowym systemie. Rozwiązania, takie jak Document Capture pozwalają na szybki dostęp do dokumentów w formie elektronicznej, a w konsekwencji wpływają na usprawnienie obiegu dokumentów w firmie. Dzięki nowoczesnym narzędziom pracownicy mają wpływ na polepszenie procesów komunikacji i współpracy między działami. Dodatkowym atutem jest obniżenie kosztów związanych z przechowywaniem dokumentów w organizacji.

Rozwiązania oparte na technologii OCR stale się rozwijają. Jednak już teraz osiągnęły wysoki poziom precyzji. Ich zastosowanie w firmie pozwoli przynieść wiele korzyści, głównie związanych z oszczędnością czasu oraz lepszym obiegiem dokumentów. Obserwując współczesne trendy, można dostrzec, że nowoczesne oprogramowanie dla firm będzie opierać się na OCR. Widać to między innymi w strategii Microsoft dotyczącej rozwoju systemu ERP – Microsoft Dynamics NAV. Dotychczas narzędzia bazujące na technologii OCR (Document Capture) były dostępne jako dodatkowe rozwiązania biznesowe. Teraz staną się jego podstawową funkcjonalnością. 

www.IT.integro.pl