Zjawisko dotyczy również zarządzania środowiskiem druku. Właśnie dlatego nowa odsłona Xerox Managed Print Services obejmuje trzy obszary: audyt i optymalizację, bezpieczeństwo i integrację oraz automatyzację i uproszczenie. Dzięki temu system nie tylko generuje oszczędności, ale jest też wartością dla użytkownika, którą stanowią konkretne dane, pozwalające usprawnić i zautomatyzować obieg danych i dokumentów.

Takie systemy odpowiadają na zapotrzebowanie na produkty wpływające nie tylko na infrastrukturę technologiczną firmy, ale zmieniające sposób myślenia przedsiębiorców, menadżerów czy pracowników o procesach prowadzonych w ramach funkcjonowania całej firmy. Przykładem takiego rozwiązania jest np. zaprojektowane przez europejskie centrum badawcze Xerox Print Awareness Tool. Dostarcza ono na bieżąco statystyki druku oraz wskazówki dotyczące eliminacji niekorzystnych dla środowiska nawyków jak np. zbyt duże zużycie materiałów eksploatacyjnych. Łatwe w obsłudze interaktywne oprogramowanie monitoruje i analizuje historię drukowania. Przedsiębiorcy mogą jednocześnie zoptymalizować koszty oraz zadbać o środowisko dzięki mądrzejszej pracy, większej produktywności oraz używaniu danych w celu wzmocnienia swojego biznesu. W efekcie wprowadzenie jednego narzędzia technologicznego wpływa na przedsiębiorstwo na wielu płaszczyznach jednocześnie.

Zmieniająca się rola dostawcy

Rola dostawcy takich produktów nie polega jedynie na implementacji określonych rozwiązań. W procesie przekazania części działalności firmie dostarczającej usługi z obszaru outsourcingu zarządzania dokumentami należy wyróżnić kilka podstawowych etapów. Realizację powinno się rozpocząć od jasnego zdefiniowania tzw. statement of work czyli zakresu zadań, w tym: określenia, gdzie zaczyna się dany proces, a gdzie kończy oraz przewidywanych działań. W trakcie definiowania statement of work często okazuje się, że pewne obszary wymagają uporządkowania, a niektóre wstępne założenia współpracy należy zmodyfikować. Pierwsza faza trwa około 1-2 miesięcy, w zależności od skali i złożoności projektu. W przypadku przejęcia pełnej obsługi procesów zarządzania i archiwizowania dokumentów, przekazanie outsourcerowi danych może zająć od dwóch tygodni do miesiąca, a zespół współpracujący z dostawcą po stronie klienta często poświęca na to około 50% swojego czasu. Dlatego niezbędna jest elastyczność, komunikacja, zaufanie i zrozumienie celów współpracy – po obydwu stronach.

Następnym krokiem jest faza projektowania rozwiązania. Dążąc do stworzenia idealnego środowiska wydruku usługodawca i usługobiorca powinni stworzyć politykę druku obejmującą całą organizację.

Jej celem jest wypracowanie oszczędności oraz stworzenie ujednoliconych, racjonalnych zasad dotyczących korzystania z urządzeń biurowych. Po opracowaniu polityki dostawca jest w stanie zaprojektować rozwiązanie „szyte na miarę”, realizujące wszystkie stawiane przed nim wymagania, gwarantujące redukcję kosztów (niższe TCO).

Po zaakceptowaniu koncepcji przyszłego rozwiązania następuje kolejna faza całego procesu, czyli implementacja nowego systemu do funkcjonującej infrastruktury firmowej. Często okazuje się bowiem, że wprowadzenie prostych standardów dotyczących drukowania może w znaczący sposób zoptymalizować procesy biznesowe w całej firmie.

Xerox dla przedsiębiorców

Xerox oferuje szereg systemów zarządzania dokumentami, które w efektywny i płynny sposób pomagają przeprowadzić proces przejścia na ich elektroniczne wersje. Pierwszym etapem jest audyt i przedefiniowanie polityki firmy w obszarze druku. Pomocne może być tutaj oprogramowanie monitorujące i zarządzające wydrukami (np. SafeQ czy Equitrac). Aby ograniczyć koszty należy wykonać jednak kilka czynności. Po pierwsze, wprowadzić wszystkim użytkownikom, jako domyślne, ustawienie wydruku dwustronnego w czerni i bieli. Drugim krokiem może być analiza wysyłanego dokumentu i jego automatyczne przekierowanie na odpowiednie urządzenie (na przykład kilkudziesięciostronicowy dokument zostanie wysłany na duże, tańsze w eksploatacji urządzenie). Trzecim ruchem w kierunku oszczędności może być autoryzacja użytkowników (np. kartą zbliżeniową) na urządzeniach w celu odebrania wydruku. Z doświadczeń Xerox wynika, że całkiem spory procent dokumentów pozostaje nieodebrany na urządzeniu – na przykład zapomniany. Oprogramowanie uniemożliwi wydruk, jeżeli jego zleceniodawca nie zautoryzuje go na konkretnym urządzeniu. To również krok w stronę podniesienia poziomu bezpieczeństwa, ponieważ żaden poufny dokument nie pozostanie bez kontroli.