Obecnie rynek detaliczny jest bardzo nasycony i panuje na nim duża konkurencja, dlatego sklepy coraz chętniej sięgają po innowacyjne rozwiązania, które wpływają na proces zakupów oraz ułatwiają sposób zarządzania informacją. Sendys Explorer od OKI pozwala zmaksymalizować wydajność pracy z dokumentami w sklepie od etapu przechowywania do ich dystrybucji.

Jakość dokumentów a satysfakcja klienta

Każda duża branża, w tym retail, posiada swoją specyfikę co do używanych w niej narzędzi, technologii czy procedur. Choć cały czas mamy do czynienia z czterema klasycznymi działaniami z obszaru druku, to ich efekt jest wysoce unikalny: dotyczy bowiem bezpośrednio klientów, nabywców towarów i usług. Można zatem zaobserwować dość klarowny związek między jakością przetwarzania dokumentów na terenie obiektu handlowego (sklepu, galerii handlowej) a satysfakcją klienta oraz wysokością koszyka zakupów. Im sklep oferuje więcej wizualnych i łatwych do przyswojenia informacji, tym klienci mają łatwiejszy wybór potrzebnego towaru. Im szybciej sprzedawcy dotrą do różnych niezbędnych dokumentów (np. wysokości należnego rabatu, ofert promocyjnych, historii zakupowej), tym szybciej klient otrzyma indywidualizowaną i zgodną z jego potrzebami transakcję, a sama procedura zakupu zostanie szybciej zamknięta. Klienci lubią wybierać, próbować i dopasowywać produkty, ale już samo zamknięcie dealu (przygotowanie dokumentów, uzyskanie akceptacji) odbierają zwykle jako stratę czasu. Nowoczesne i sprawne systemy do zarządzania dokumentami mogą znacznie skrócić ten etap zakupu. Na tym polega potęga druku w branży retail.

Druk w firmie retail

Nowe formy promocji i ekspozycji mają przyciągnąć uwagę klienta i zachęcić go do zakupu. Dobrze zaprojektowane i wydrukowane w wysokiej jakości materiały reklamowo-informacyjne wpływają na wrażenia klientów odwiedzających sklep. Cztery podstawowe działania z obszaru druku, które wnoszą wartość w procesy sprzedaży oraz obsługi klienta w branży retail to: skanowanie, archiwizowanie, pozyskiwanie z archiwum, drukowanie. W różnym natężeniu pojawiają się one w całym łańcuchu biznesowym firmy handlowej, w różnych miejscach m.in. w centrali firmy, w magazynie, przy kasie, w centrum usług przetwarzania zamówień (back office), między półkami sklepu, w wydzielonych obszarach sklepu np. obrandowanych stoiskach, a także w kioskach i innych punktach informacyjno-samoobsługowych, gdzie przetwarzają nieco inne dokumenty i w nieco innym celu. Między każdym z tych miejsc istnieje połączenie sieciowe lub internetowe, którym można przesłać lub pobrać potrzebne dokumenty. Planując budowę lub optymalizację systemu druku i obiegu dokumentów w firmie retail, trzeba przeanalizować wszystkie te połączenie. Wszędzie mogą kryć się oszczędności i okazje na zwiększenie wartości transakcji.

Optymalizacja obiegu dokumentów

Menedżer sieci handlowej chce umieścić między półkami kilka nowych banerów z promocjami w jednym ze sklepów. W tym celu wysyła do kierownika sklepu wiadomość e-mail z załącznikami: planem sklepu do zaznaczenia położenia półek oraz z wytycznymi co do kilku zdjęć, które pozwolą przetestować w warunkach biurowych kolorystykę nowych banerów. Kolorystyka musi się odróżniać od innych materiałów promocyjnych, ale jednocześnie nie może sprawiać wrażenia czegoś z zupełnie innej beczki. Kierownik pobiera załącznik z planem sklepu na swój tablet, zaznacza położenie sekcji z półkami pod nowe banery i natychmiast odsyła menedżerowi. Plik zostaje opisany datą wykonania zaznaczenia i zachowuje indywidualną nazwę sklepu. Dzięki temu menedżer nie pomyli mapy sklepu A z mapą sklepu B. Po wykonaniu zdjęć sąsiednich półek, kierownik dołącza je do projektu w przestrzeni dyskowej - również nadając odpowiednie nazwy.

Powyższa scenka wydaje się banalna, ale menedżerowie z doświadczeniem w branży retail wiedzą, że po drodze może zdarzyć się mnóstwo pomyłek, zmian, uwag i notatek. Śledzenie wszystkich informacji, wybór tylko tych istotnych i przygotowanie na ich podstawie ostatecznej wersji banerów (broszur, faktur, opakowań, obrandowanych teczek itp.) może trwać długo i być bardzo frustrującym działaniem. Ale jeśli system obiegu dokumentów jest prosty w obsłudze, bezpieczny, a jednocześnie elastyczny i dopasowany do potrzeb branży retail, wtedy praca nawet nad skomplikowanym projektem upływa w miłej atmosferze współpracy i dążenia do wspólnego celu. Sendys Explorer to jeden z takich właśnie systemów usprawniających codzienną pracę menedżerów. W wersji podstawowej (pełnoprawnej, ze wszystkimi ważnymi funkcjami) jest dodawany do każdego urządzenia typu smart, sprzedawanego przez Oki. Dostępna jest również wersja zaawansowana, m.in. z oprogramowaniem OCR do rozpoznawania pisma oraz wtyczkami do wielu innych rozwiązań biurowych i menedżerskich.

OKI Sendys Explorer

Sendys Explorer to aplikacja napisana i dedykowana urządzeniom wielofunkcyjnym OKI, która pozwala usprawnić procesy biznesowe i zmaksymalizować wydajność pracy z dokumentami od etapu przechowywania do dystrybucji. Ułatwia ona przechowywanie i konwertowanie dokumentów oraz ich dystrybucję lub przesyłanie do wybranej lokalizacji, zapewniając w ten sposób większą elastyczność w zakresie edycji, drukowania, odzyskiwania i współdzielenia plików, a także uzyskiwania do nich dostępu. Z jej pomocą w łatwy sposób można zmienić skany w formę edytowalną dokumentów do formatów Microsoft PowerPoint, Microsoft Word, Microsoft Excel, TIFF oraz przeszukiwalny PDF i PDF/A. Aplikacja umożliwia również skanowanie bezpośrednio do różnych lokalizacji, takich jak: system zarządzania dokumentami, e-maila, folderu sieciowego, serwera faksowego i do dowolnej chmury przechowującej dokumenty. Zeskanowane dokumenty można przesyłać do takich aplikacji jak: Dropbox, OneDrive, Dysk Google czy Microsoft Share Point.

Więcej informacji znajduje się na stronie www.oki.pl oraz www.drukwfirmie.pl