O skutecznych metodach przygotowywania raportów opowiedzą eksperci z firmy IT.integro – lidera wdrożeń systemu ERP – Microsoft Dynamics NAV.

10 najefektywniejszych praktyk raportowania według ekspertów

1.  Sprawdź, czego potrzebuję odbiorcy raportu

Aktualny dostęp do danych z wielu obszarów działalności ma kluczowe znaczenie w strategicznym zarządzaniu finansami firmy. Dzięki klarowności i atrakcyjniejszemu widokowi informacji dotyczących działań sprzedażowych, dział produkcji ma możliwość monitorowania wskaźników.

Przygotowując się do sporządzania raportu, miej pewność, że znasz wymagania i oczekiwania jego odbiorców. W rozmowie z użytkownikami końcowymi dowiesz się, jakie znaczenie ma raport w ich codziennej pracy.

Możesz być zaskoczony. Zadanie odpowiednich pytań pozwoli Ci na dokładniejsze zrozumienie ich celów i potrzeb. Jeśli będziesz pracował nad nową wersją stworzonego już raportu, sprawdź co można poprawić, aby usprawnić pracę z danymi. Dowiedz się, w jaki sposób użytkownik pracuje interaktywnie z raportem, a następnie dopracuj interfejs w taki sposób, aby przepływ pracy był efektywniejszy.

2.     Stwórz szablon swojego raportu

Wszystko ma gdzieś swój początek, tak samo jest z raportami. Proces ich sporządzania rozpoczyna etap projektowania. Przydatne jest stworzenie szablonu raportu o podstawowym układzie graficznym. Można to zrobić na wiele sposobów, ręcznie od zera lub skorzystać z podstawowych funkcji tworzenia raportów w programie Excel. Podobnie jest w przypadku artysty malarza, który tworzy wstępny szkic przed nałożeniem farby na płótno, osoba pracująca na prostym szablonie raportu może korzystać z opcji ulepszania i modyfikowania projektu bez ograniczeń,  które mogą dotyczyć ostatecznej wersji raportu.

Stworzenie szablonu raportu od podstaw umożliwi Ci rozmieszczenie najistotniejszych komponentów logicznie i funkcjonalnie z możliwością wstępnego podglądu. Projektując układ raportu, zwróć uwagę na potrzeby i wymagania użytkowników końcowych. Miej na uwadze uwzględnienie w nim takich elementów jak wykresy czy filtry, które będą pomocne w codziennej pracy. Na koniec warto wspólnie przejrzeć dokument, upewniając się, że format dokumentu spełnia oczekiwania.

3.    Stosuj intuicyjne nazwy raportów

Zastosowanie spójnych zasad nazewnictwa, pozwana na szybkie i sprawne wyszukiwanie wybranego raportu. Ułatwieniem może być również stworzenie nagłówka raportu zawierającego nazwę, datę i godzinę utworzenia raportu, logo firmowe oraz dostępne opcje dokumentu. Dane te pozwolą na sprawniejszą identyfikację oraz dalsze zarządzanie dokumentem.

Korzystanie z  fragmentatorów i wykresów wpłynie na wydajniejsze przetwarzanie i analizę danych. Chcąc ułatwić tworzenie odsyłaczy pomiędzy raportami, warto zachować jednolite nazewnictwo we wszystkich generowanych dokumentach.

4.     Aktywuj funkcję grupowania raportów

Nie trudno się zgubić w ogromie informacji. Myśl o potrzebie przetworzenia ogromnych ilości danych może przyprawić o ból głowy.

Raporty, dostarczając obszerne ilości precyzyjnych danych, mają charakter bardziej analityczny. Jednocześnie, pozwalają użytkownikom na możliwość ogólniejszego i całościowego przeglądu informacji. Dzięki opcji grupowania, szczegółowe dane można wyświetlić na żądanie, w zależności od aktualnych potrzeb, bez „zaśmiecania” dokumentu zbędnymi informacjami.

5.     Używaj  narzędzi do analizy i wizualizacji danych

Ogromnym ułatwieniem dla użytkownika jest szereg narzędzi wspierających interaktywną obsługę raportów, wprowadzony w ostatnich wersjach programu Excel.

Funkcja tabel przestawnych pozwala na pracę w trybie interaktywnym, dzięki nim na własną rękę użytkownik może tworzyć dynamiczne raporty, a także sprawnie analizować i konsolidować duże zbiory danych.

6.     Korzystaj z trybu interaktywnego

Pozwól użytkownikom na wybór zakresu danych, które chcieliby zawrzeć w swoim raporcie. Fragmentator to interaktywna funkcja filtrowania danych w tabeli przestawnej w Microsoft Excel. Umożliwia to monitorowanie bieżącego stanu filtrowania, zapewniając większą klarowność widoku wyświetlania.

7.     Popraw widoczność dzięki efektywnemu użyciu kolorów

Wprowadzając dane potrzebne do stworzenia raportu, nie ograniczaj się do koloru czarnego. Prawidłowe zastosowanie wielu kolorów czcionki sprawi, że raport będzie bardziej przejrzysty i atrakcyjniejszy.

Miejmy jednak na uwadze, że użycie zbyt wielu kolorów może przynieść odwrotny efekt i rozpraszać. Wyróżniając najważniejsze dane, skorzystaj z opcji formatowania oraz formatowania warunkowego programu Excel. Z kolei mniej znaczące treści warto oznaczyć stonowanymi kolorami.

8.     Podnieś jakość swojej pracy z Microsoft Excel

W etapie projektowania warto pamiętać, że metoda opracowania raportu ma znaczący wpływ na poziom pracy oraz dalsze procesy zachodzące w firmie.

9.     Sprawdź poprawność danych

Sprawdzenie poprawności danych w raporcie jest procesem całkowicie koniecznym. Ponieważ, na ich podstawie opierają się strategiczne decyzje podejmowane przez zarząd firmy.

Upewnij się: „czy te liczby są na pewno poprawne”? Jeśli pojawią się wątpliwości, wykonaj szybką kalkulację i porównaj ją z pierwotnymi wartościami. Poproś współpracownika o uruchomienie raportu w celu ponownej weryfikacji dokumentu.

10. Udostępnij swój raport

Jest wiele możliwości na udostępnienie raportów: w formie wydruku, elektronicznego arkusza Excel, pliku PDF, HTML czy wiadomości e-mail, oraz za pomocą usługi SharePoint oraz platformy chmurowej Dropbox.

Narzędzia takie jak Jet Enterprise i Jet Professional, oferują funkcje planowania, umożliwiając automatyczne odświeżanie raportu, bieżącą aktualizację danych oraz przekazanie ich do odpowiednich użytkowników. Ich zastosowanie pozwoli na zautomatyzowanie dystrybucji raportów a zaoszczędzony w ten sposób czas na realizację bardziej wymagających zadań.

Przy tak wielu dostępnych możliwościach, dystrybucja oraz formatowanie powinny być zaplanowane i przemyślane w taki sposób, aby raport trafiał do odpowiednich osób we właściwym dla nich formacie. Format raportu może się różnić, w zależności od tego, dla kogo raport jest przeznaczony. Upewnij się, sposób udostępniania dokumentu powinien odpowiadać wymaganiom i potrzebom odbiorcy.

Raportowanie w systemie ERP

Nowoczesne systemy ERP – takie jak Microsoft Dynamics NAV, mają spore możliwości w obszarze tworzenia raportów i analiz. Wystarczające dla wielu firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw. W przypadku organizacji, które wymagają zaawansowanych funkcjonalności, powstały rozwiązania dodatkowe, zintegrowane z systemem ERP. Jednym z nich jest Jet Reports. Uwzględnia on indywidualne potrzeby użytkowników systemu.

Źródło: IT.integro