To, czy BPMS usprawnia działania procesów zależy w dużej mierze od dojrzałości organizacji wdrażającej takie systemy. Usprawnienie można osiągnąć nawet bez jakiejkolwiek automatyzacji, bazując jedynie na efekcie uporządkowania procesu oraz centralizacji informacji przetwarzanej w procesie. 

Przykład z jednego z wdrożeń, gdzie przeniesienie procesu obiegu faktur na platformę BPMS, bez jakiejkolwiek próby eliminowania zadań manualnych przyniosło efekt w postaci 3-krotnego skrócenia czasu procesowania (wynik natychmiastowego przekazywania zadań oraz możliwości szybkiego odnalezienia informacji, co dzieje się z określonym dokumentem). Oczywiście możliwa jest dalsza automatyzacja zarówno w zakresie integracji ze środowiskiem systemów klienta, jak i wdrażaniem silników decyzyjnych (bazujących na statycznych regułach, jak i na dynamicznej analizie danych procesowych oraz biznesowych). Stopień automatyzacji jest tutaj zazwyczaj pochodną analizy relacji kosztów do korzyści, czyli na ile opłaca się wdrażać określony mechanizm w kontekście ewentualnego usprawnienia procesu.

Wdrożenie BPMS jest szczególnie korzystne w przypadku procesów obiegu informacji, w których informacja ta ma przestoje (klasyczna sytuacja papierowego obiegu dokumentów), a za pomocą dobrze zdefiniowanych procesów, uruchomionych na platformie, może w odpowiednim czasie trafić do odpowiednich osób/systemów i wygeneruje tym wartość dodaną dla firmy. W ostatnich latach, dzięki rozwojowi technologii chmurowych, próg wejścia i utrzymania technologii BPMS znacznie się obniżył, co pozwala wykorzystywać pełnię możliwości najlepszych platform procesowych nawet w mniejszych firmach. Przykładem takiej platformy jest Oracle Proces Cloud Service, usługa bazująca na wiodącej technologii Oracle Business Process Management, działająca w chmurze publicznej, całkowicie zautomatyzowana w zakresie administracji środowiskiem, co oznacza brak konieczności utrzymywania platformy przez administratorów (baz danych, serwerów aplikacji itp.). Można najzwyczajniej w świecie ją uruchomić i od razu zając się modelowaniem i uruchamianiem procesów naszej organizacji

Największe korzyści wdrożenie BPMS przynosi w organizacjach świadomych zmian wynikających z transformacji cyfrowej. Przenoszenie procesu jeden do jednego w postaci takiej jak funkcjonował dotychczas przyniesie oczywiście określone zyski, jednakże będą one mniejsze niż w sytuacji, gdy wraz z technologią przemodelujemy również sam proces i wykorzystamy w pełni możliwości platformy procesowej, wśród nich monitorowanie w czasie rzeczywistym, analizy BI/Big Data na danych procesowych, pełną integrację środowiska procesowego z ekosystemem IT w firmie, adaptatywne zarządzanie sprawami (case management), itd. W przypadku pełnego wykorzystania możliwości, system BPMS staje się nie tylko strażnikiem efektywności operacyjnej w organizacji, ale jednocześnie dostarcza wiedzy biznesowej na poziomie strategicznym i stanowi punkt wyjścia do dalszej analizy i doskonalenia modelu biznesowego firmy.