W tym największym w kraju sądzie polubownym odbyła się właśnie wideorozprawa, której uczestnicy łączyli się z Wielkiej Brytanii, Hiszpanii, Czech oraz kilku miast Polski. W sumie przesłuchano 19 świadków i 10 zespołów biegłych. Zorganizowano konferencje biegłych, w których brali udział także tłumacze z języka angielskiego i hiszpańskiego. Całość w sumie trwała 16 dni i 8 godzin.

Rozprawa była dużym przedsięwzięciem logistycznym, nie tylko ze względu na liczbę uczestników i rozlokowanie ich w różnych miejscach Europy. Było to także poważne przedsięwzięcie technologiczne. Na potrzeby posiedzenia powstała wirtualna sala rozpraw, cyfrowe pokoje dla stron sporu i zespołów biegłych (tzw. break rooms) oraz poczekalnie dla świadków (tzw. waiting rooms). Uczestnicy rozprawy udostępniali w jej trakcie prezentacje i opinie za pomocą funkcji share screen.

- W arbitrażu międzynarodowym rozprawy online są dziś standardem. W czasie pandemii wszystkie duże instytucje arbitrażowe, jak np. ICC w Paryżu, promują właśnie taki sposób prowadzenia postępowań. Jeśli chodzi o Polskę, nasz sąd jest na tym polu prekursorem. W okresie pandemii włożyliśmy wiele pracy w to, by działać nieprzerwanie i ułatwić klientom przeniesienie się do wirtualnej rzeczywistości. Inwestujemy w narzędzia, które czynią postępowania arbitrażowe jeszcze bardziej wygodnymi, szybkimi i - co w aktualnej sytuacji szczególnie istotne - bezpiecznymi; narzędzia, dla których kolejne ograniczenia dotyczące przemieszczania się pomiędzy poszczególnymi krajami nie stanowią bariery - mówi Agnieszka  Durlik, dyrektor generalna Sądu Arbitrażowego przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie.

Wideorozprawa odbywała się w trybie hybrydowym - w siedzibie SA KIG obecny był tylko zespół orzekający. Pozostali uczestnicy postępowania łączyli się zdalnie. Średnio w każdym posiedzeniu uczestniczyły 24 osoby, w tym obecni podczas przesłuchania świadków oraz biegłych mężowie zaufania po każdej ze stron sporu, oraz managerowie dokumentowi.

Posiedzenia zwoływano w dwóch tygodniowych sesjach trwających w sumie 13 dni oraz w trzech dodatkowych terminach - ok. 80 godzin. W sumie arbitrzy wydali orzeczenie po ok. 16 dniach i 8 godzinach.

- Czas gra na niekorzyść przedsiębiorców, zwłaszcza w okresie, gdy firma nie prosperuje lub jej działalność ze względu na szalejącą pandemię jest mocno ograniczona. Dlatego szybkość postępowania i przewidywalny z góry czas wydania rozstrzygnięcia to z punktu widzenia przedsiębiorców czynniki bardzo istotne. Przedsiębiorcy z branż bezpośrednio dotkniętych kolejnymi restrykcjami doceniają także doświadczenie w sporach oraz szeroki wachlarz arbitrów orzekających w naszym sądzie. A rosnąca popularność arbitrażu to przecież szansa na „odciążenie" mocno przeciążonych sądów powszechnych w rozstrzyganiu spraw gospodarczych - podkreśla Agnieszka Durlik.

Przed posiedzeniem Sąd Arbitrażowy przy KIG przeprowadził kilka połączeń testowych z uczestnikami, łączącymi się z Wielkiej Brytanii, Hiszpanii, Czech oraz kilku miast Polski. Przygotowano także plan awaryjny dla tych uczestników, którzy mieliby problemy techniczne - mogli oni skorzystać ze specjalnie wydzielonych w siedzibie SA KIG pomieszczeń oraz znajdującego się w nich sprzętu. Pomieszczenia te przystosowano zgodnie z aktualnie obowiązującymi zaleceniami Głównego Inspektora Sanitarnego i Ministerstwa Zdrowia.

W trakcie całej rozprawy uczestnicy postępowania mogli korzystać ze wsparcia technicznego specjalistów IT, których wyznaczyły strony sporu. A w razie wystąpienia awarii, zaplanowano możliwość połączenia telefonicznego oraz mailowego z sekretarzem postępowania.

Wideorozprawa odbywała się przed SA KIG w terminie listopad 2020 r. - luty 2021 r.