Rozwiązaniem jest odpowiedni dobór oprogramowania i sprzętu, które działając w połączeniu ze sobą zapewnią ustandaryzowane poziomy bezpieczeństwa, nie angażując przy tym użytkownika.

- Aby bazy danych stanowiły bezpieczny zbiór informacji, należy wdrożyć procedury, które będą się opierać na trzech głównych filarach: prewencji, ocenie ryzyka w zakresie bezpieczeństwa i monitoringu w celu wykrywania potencjalnych naruszeń. Każdy z tych filarów jest istotny dla zachowania poufności przechowywanych informacji. Jedynie ich spójny zestaw może stanowić gwarancję bezpieczeństwa informacji – mówi Radosław Skowronek, PreSales and Implementation Team Manager, Xerox Polska.

Prewencja

Czyli wdrożenie środków organizacyjnych i technicznych, w sposób zapewniający bezpieczeństwo danych, przeciwdziałający potencjalnym wyciekom lub naruszeniom.

- Szczególny nacisk kładziony przez Xerox na bezpieczeństwo sprawia, że prewencja jest działaniem wykorzystującym największą liczbę narzędzi. To m.in. podpis elektroniczny, możliwość szyfrowania danych i kontroli dostępu, gwarantowane w urządzeniach Xerox – twierdzi Skowronek.

Rozwiązania te wykorzystują zarówno podstawowe (fabryczne) funkcje urządzeń i aplikacji produkowanych przez Xerox, jak również moduły zewnętrznych, wyspecjalizowanych dostawców, które po zintegrowaniu ze sobą stanowią jednolite rozwiązanie. W ramach takiego spójnego rozwiązania użytkownicy urządzeń Xerox będą mogli zarządzać danymi i dokumentami. Umożliwi to wbudowany mechanizm kontroli ważności operacyjnej i formalno-prawnej dokumentów, zarządzania ich cyklem życia, a także zarządzania relacjami pomiędzy danymi  i dokumentami, do których dostęp uzyskają jedynie uprawnione osoby (ze wsparciem rozwiązań takich jak: Microsoft Active Directory, Lightweight Directory Access Protocol - LDAP).

Użytkownicy, w ramach otrzymanego dostępu, będą również dysponować uprawnieniami różnych poziomów dostępu (m.in. możliwość edycji, widok całego lub części dokumentu – również zanonimizowanego lub pseudonimizowanego, drukowanie w kolorze lub monochromatyczne). Co istotne, replikacja danych w obrębie jednej firmy odbywa się z wykorzystaniem protokołów LDAPS, SMTPS CZ IMAPS. To tylko część funkcjonalności dostępnych dzięki Xerox.

Ocena ryzyka w zakresie bezpieczeństwa

To nowość w kontekście ochrony danych,  według którego podmioty administrujące i przetwarzające dane zobowiązane są, już na etapie projektowania systemów, szacować ryzyko przetwarzania danych,
a także skutków tego procesu. Z tego powodu wprowadzono możliwość audytowania ról użytkowników w procesie przetwarzanie dokumentów i weryfikacji, kto wykonał konkretne operacje na danych. Standardem zapewnianym przez Xerox jest także regularna kontrola bezpieczeństwa środowiska druku, czyli m.in. weryfikacja dostępu do urządzeń, konfiguracji i wersji oprogramowania wykorzystywanego przez użytkowników. 

Monitoring w celu wykrywania naruszeń

Na monitoring składa się analiza i wykrywanie naruszeń bezpieczeństwa,
w efekcie którego mogłoby dojść do zniszczenia, zmodyfikowania, nieuprawnionego ujawnienia lub dostępu do danych. W tym celu stosowane są zabezpieczenia opierające się na sformułowanych w RODO wymaganiach (w szczególności poufności, integralności, dostępności, rozłączności, autentyczności i niezawodności), które umożliwiają kontrolowanie tożsamości osób korzystających z dokumentów, ochronę przed nieuprawnionym dostępem
i zapewniają konkretne reakcje systemu.

- Wszystkie te mechanizmy są monitorowane pod kątem zgodności środowiska druku i testowane na wypadek ataków typu DoS, DDoS, , DRDoS, SQL Injection, Code Injection i Buffer Overflow – podsumowuje Skowronek.