„Według firmy analitycznej IDC, 53% procesów związanych z obiegiem dokumentów w sektorze finansowym wiąże się z drukowaniem. Jednak wiele organizacji nie ma wystarczających możliwości, żeby śledzić wydruki i kopie papierowe, zwłaszcza w przypadku pracowników, którzy mogą pracować na zmianę w domu i w biurze”. 

Z punktu widzenia przepływu pracy i regulacji prawnych, informacje drukowane nadal odgrywają ważną rolę w branży finansowej. Według firmy analitycznej IDC, 53% procesów związanych z obiegiem finansowym wymaga drukowania. Jednak wiele organizacji nie dysponuje wystarczającym systemem umożliwiającym śledzenie wydruków i kopii papierowych, zwłaszcza w przypadku pracowników, którzy mogą na przemian pracować hybrydowo. 

W miarę jak organizacje wdrażają system pracy hybrydowej, wyzwaniem staje się zbudowanie bezpiecznego środowiska IT, które chroni klientów i wrażliwe dane przechowywane przez organizacje finansowe, niezależnie od tego, czy występują one w formie cyfrowej, papierowej, czy też w obu tych formach. Oznacza to, że należy wdrożyć solidne i bezpieczne rozwiązania technologiczne, aby uchronić firmę przed wszelkimi przyszłymi globalnymi wydarzeniami tzw. czarnymi łabędziami, których wystąpienie według ekspertów są prawdopodobne. 

Często pomija się ważny aspektem bezpieczeństwa danych jakim są inteligentne urządzenia drukujące. Wyposażenie maszyn w IoT pozwala na przechowywanie informacji w samym urządzeniu lub w dedykowanej mu chmurze. W czasie pandemii, kiedy pracowaliśmy w domu, drukarki biurowe były rzadko używane, co spowodowało opóźnienia w planowanej konserwacji lub jej całkowity brak. Może to sprawić, że urządzenia sieciowe będą narażone na wyciek wrażliwych danych poza organizację. 

- Biurowe inteligentne urządzenia drukujące mogą stanowić zagrożenie dla bezpieczeństwa, jeśli nie są odpowiednio chronione za pomocą regularnych aktualizacji oprogramowania sprzętowego i brakuje im odpowiednich ustawień kontroli dostępu, które uniemożliwiają wgląd w poufne dokumenty osobom niepowołanym - mówi Mariusz Ożarowski Managing Director Lexmark Polska.  - W Lexmark dbamy o to, żeby zabezpieczyć dane w każdy możliwy sposób. Stosujemy wbudowane technologie takie jak konfiguracja potwierdzenia tożsamości użytkownika, logowanie sieciowe lub za pomocą identyfikatora, a nawet uwierzytelnianie dwuskładnikowe upraszcza zarówno wdrażanie i kontrolę dostępu użytkowników - dodaje. 

Lexmark współpracuje z opartym na chmurze rozwiązaniem innerActiv firmy OnGuard System, który zapewnia pełny wgląd w wykorzystanie dokumentów i ryzyko behawioralne w celu zapobiegania złośliwemu lub przypadkowemu wyciekowi danych w formie cyfrowej lub papierowej. InnerActiv może monitorować wszystkie pliki, do których uzyskano dostęp, wysłane do druku z punktu końcowego do dowolnej drukarki lub obsługiwane w samej drukarce. Optyczne rozpoznawanie znaków (OCR) może być również wykorzystane do oznaczenia słów kluczowych lub fraz, które mogą sprawić, że dany wydruk będzie wart uwagi. Na przykład, innerActiv może wykrywać i alarmować, jeśli użytkownik: 

- uzyskał dostęp do wyjątkowo dużej ilości informacji o kontach klientów w określonym czasie 

- wydrukował informacje o koncie z niezatwierdzonego urządzenia domowego 

- wydrukował dokument bezpośrednio z urządzenia wielofunkcyjnego, omijając sieć 

- zeskanował lub skopiował zabezpieczony dokument, tworząc dodatkowe kopie papierowe lub zapisując nową kopię cyfrową 

Przepisy dotyczące pracy w domu przyspieszyły transformację cyfrową w branży finansowej, ale w miarę przechodzenia na nowy, hybrydowy sposób pracy, bezpieczeństwo druku musi być częścią strategii.