Jak pokazują tegoroczne badania Ipsos Mori przeprowadzone przez Microsoft European SMB Research, ponad połowa europejskich pracowników twierdzi, że technologie mobilne pomagają zaoszczędzić czas oraz wpływają na zwiększenie produktywności. Dzięki temu wspierają zachowanie równowagi między pracą zawodową a życiem prywatnym. Poniżej prezentujemy listę wskazówek opracowanych przez dr. Marka Batey'a, psychologa z Manchester Business School, które pokazują jak łatwo
i skutecznie wykorzystać nowe technologie w codziennej pracy.

8 wskazówek: nowe technologie, a efektywność, przedsiębiorczość i etykieta biznesowa:

1.     Jeśli pracodawca pozwala na pracę zdalną, wykorzystajmy to! Miejsce, które sprawi, że będziemy czuć się komfortowo, a przy tym będzie dla nas stymulujące do twórczego myślenia, znacznie podnosi efektywność. Technologie mobilne Microsoft - np. Office czy OneDrive sprawiają, że możemy pracować z każdego miejsca, o dogodnej dla nas porze.

2.     Wykorzystajmy podróż do pracy. W tym czasie warto zająć się małymi, prostymi sprawami, tak by wchodząc do biura móc skupić się na najważniejszych zadaniach danego dnia. Pomocna może w tym przypadku okazać się poczta mobilna - Outlook. Dzięki niej sprawnie sprawdzimy status załatwianych spraw czy odpowiemy na zaległe wiadomości.

3.     Warto interesować się nie tylko informacjami branżowymi, ale też szukać nowych pomysłów w innych dziedzinach. Wystarczy poświęcić 20 minut codziennie na odkrywanie nowych inspiracji oraz ciekawych źródeł informacji w Internecie. Za pomocą mobilnej przeglądarki czynność ta może z łatwością stać się naszym codziennym nawykiem. Pomocne mogą okazać się także aplikacje dostępne na system operacyjny Windows i Windows Phone, które agregują treści z wybranych przez nas źródeł, np. Flipboard.

4.     Czy w ciągu dnia Twój status w mediach społecznościowych cały czas świeci się na zielono? Mając status „aktywny" w swoich prywatnych kanałach w czasie pracy, stwarzamy większe szanse, że rozproszą nas wiadomości od rodziny lub znajomych.

5.     Najlepsze pomysły przychodzą w najmniej oczekiwanych momentach. Prostym rozwiązaniem na to, by żadna z naszych cennych myśli nie została zapomniana, jest korzystanie z aplikacji OneNote w telefonie, który zazwyczaj mamy pod ręką.

6.     Jeśli pracujemy z kimś nad problematycznym zagadnieniem lub znaleźliśmy się
w konfliktowej sytuacji, najlepiej dążyć do rozmowy twarzą w twarz. Jeśli nie mamy takiej możliwości, skorzystajmy z aplikacji Skype bądź starajmy się doprowadzić do rozmowy telefonicznej. Za pomocą wiadomości e-mail trudniej przekazać nasz ogląd sytuacji oraz prawdziwe intencje.

7.     Kiedy otrzymujemy pilnego e-maila podczas ważnego spotkania lub gdy potrzebujemy coś pilnie skończyć, nie pozwólmy, by nas rozproszył. Jeśli nie mamy innej możliwości, poinformujmy nadawcę w krótkiej wiadomości, iż odpowiemy na niego w pełnym zakresie najszybciej, jak to możliwe.

8.     Nie dajmy się wciągnąć w służbowe wiadomości e-mail przed snem. Nasze odpowiedzi będą lepiej przemyślane, jeśli sformułujemy je rano.

Chcąc zachować niezbędny dla naszej efektywności oraz dobrego samopoczucia balans między naszą pracą a życiem prywatnym, warto zastosować dodatkowo kilka innych trików. Wychodząc z pracy wyłączajmy powiadomienia push z służbowej poczty. Ważnym elementem jest także nieodpisywanie na wiadomości służbowe w późnych godzinach wieczornych. Nawet jeśli sprawa jest pilna, wysyłanie zapytania o 22:00 nie sprawi, iż szybciej się ona wyjaśni. Zapiszmy sobie zapytanie w OneNote i dobrze sformułowane wyślijmy rano. Dzięki temu będzie ono bardziej przejrzyste, a my nie będziemy „wymuszać" na odbiorcach kontrolowania skrzynki odbiorczej przez całą dobę.
Wyznaczenie sobie prostych zasad w pracy, których będziemy (prawie) zawsze przestrzegać, pozwala lepiej zapanować dla planem naszego dnia, nauczy nas dobrego radzenia sobie w stresujących sytuacjach, a także pomoże wykorzystywać optymalnie nasz czas wolny. Wyznaczając sobie granice uwzględnijmy także potrzeby osób, z którymi współpracujemy. Dzięki temu środowisko pracy, jakie stworzymy będzie znacznie korzystniejsze, a nasza praca bardziej efektywna i satysfakcjonująca.