Mowa o firmach, które posiadają większą liczbę urządzeń w jednej lokalizacji i jednocześnie większą liczbę grup użytkowników korzystających wspólnie z tych urządzeń. Jedno jest pewne – rynek nasyca się coraz bardziej i inwestowanie w takie systemy stanie się niedługo standardem.

Głównie dlatego, że pomaga zapanować nad kosztami. Nie zawsze chodzi o oszczędności. Czasem kluczową wartością wynikającą z wdrożenia systemów jest transparentność powstawania kosztów i zidentyfikowanie miejsc, w których są generowane – od działu przez konkretne osoby. W ten sposób łatwiej zaplanować budżety i zwiększyć lub zmniejszyć środki w konkretnych punktach.

MPS i bezpieczeństwo

Systemy wpływają też na bezpieczeństwo informacji, chociażby poprzez funkcję druku podążającego. Żeby ją uruchomić, trzeba fizycznie zautoryzować wydruk – poprzez użycie kodu PIN lub karty. W efekcie jest on od razu odbierany przez osobę, która go dokonała. Podobnie w przypadku skanowania. Autoryzacja takiego procesu od razu wskazuje konkretne miejsca sieciowe danego użytkownika. To wyklucza ryzyko pomylenia adresu mailowego czy folderu, do którego ma zostać przesłany skan. W ten sposób łatwiej panować nad obiegiem dokumentów – zarówno cyfrowych, jak i w formie papierowej. Z reguły jednak klient, decydując się na wdrożenie takiego systemu, zdaje sobie sprawę, że jedną z ważniejszych korzyści jest wzrost bezpieczeństwa.  

Bezpieczeństwo danych zgromadzonych na dokumencie papierowym i elektronicznym – poprzez rozpoznanie konkretnego użytkownika i miejsca sieciowego, jest jedną z ważniejszych zalet systemów MPS. Istotne jest też zwiększenie przejrzystości miejsc powstawania kosztów, z dokładnością do konkretnej osoby. To pozwala ograniczać budżety – po ich przekroczeniu użytkownik nie będzie mógł drukować – lub je zwiększać, kiedy zachodzi taka potrzeba. Rośnie również efektywność pracy. Pracownicy nie są przywiązani do konkretnych urządzeń i mogą drukować w dowolnym miejscu w biurze. Ale ma to sens jedynie wtedy, kiedy funkcja drukowania jest scentralizowana, a jedno urządzenie przypada na większą liczbę osób.  

Często jednak potencjalnych klientów odstrasza wysokość inwestycji i brak zrozumienia szerszej koncepcji MPS. Rozwiązanie ma sens jedynie wtedy, kiedy możliwe jest przeorganizowanie całego środowiska drukowania. Osoby niewyedukowane pod kątem tej usługi obawiają się, czy faktycznie zadziała.

- Klienci często  boją się również, że na skutek awarii systemu dojdzie do paraliżu całego biura. Może się tak zdarzyć, kiedy za wdrożenie odpowiadają firmy bez doświadczenia i odpowiednich kompetencji. Na szczęście w przypadku Xerox i naszych partnerów takie obawy można wykluczyć – komentuje Maciej Amanowicz, menadżer ds. rozwoju biznesu Channel MPS.